Anleitung Videokonferenzen

„Eine Videokonferenz zu gestalten, ist doch nichts anderes als ein Team-Meeting/eine Präsentation/eine Schulung/eine Konferenz vor Ort zu organisieren“ – so mag man glauben. In der Realität ist es allerdings ganz anders.

Natürlich entfallen Punkte wie Raumbuchung, Equipment besorgen, Catering und gegebenenfalls auch Unterkünfte organisieren – was die Planung vermeintlich leichter macht. Was aber oft nicht bedacht wird, die Vor- und Nachbereitung oft aber um einiges erschwert, sind neben den technischen Gegebenheiten eben auch die fehlende zwischenmenschliche Präsenz, und damit Absprachen für das Event und auch für die Vor- und Nachbereitung.

Videokonferenzen finden im eindimensionalen Raum statt. Wir sind aber gewohnt, im mehrdimensionalen Raum zu agieren.

Die nachfolgende Punkt-für-Punkt-Anleitung kann Ihnen helfen bei der Planung an alles zu denken, um dennoch eine gelungene Konferenz/Präsentation/Schulung per Videoschaltung zu organisieren.

• Stellen Sie sicher, dass die Technik bei Ihnen grundlegend funktioniert (WLAN, Mikro, Kamera….) und machen sich mit den Funktionen des ausgewählten Tools vertraut (Chatfunktion, Breakout-Räume, Whiteboard, Stummschaltung, Aufnahme- und Speichermöglichkeiten).
• Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer die Zugangsdaten, organisatorische Informationen (Wann öffnet der digitale Raum? Sollen sich die Teilnehmer mit Getränken versorgen? Was ist von den Teilnehmern vorzubereiten?….) und notwendigen Funktionalitätsbeschreibungen der Software rechtzeitig im Vorfeld erhalten.
• Nehmen Sie in dieses Informationsschreiben ggf. die Kontaktdaten für den Technik-Notdienst auf, der während der Veranstaltung bei technischen Problemen kontaktiert werden kann (z.B. bei einer Fachtagung).
• Bieten Sie einige Tage vor der Veranstaltung einen Testlauf an und bitten die Referenten und/oder TeilnehmerInnen, Ihnen eventuelle Schwierigkeiten zurück zu spiegeln und klären Sie diese im Vorfeld (z.B. bei Workshops oder Webinaren).
• Bei manchen (größeren) Online-Veranstaltungen ist die Zusammenarbeit von mehreren Moderatoren oder aber auch Unterstützern im Hintergrund erforderlich. Klären Sie im Vorfeld die Verantwortlichkeiten (Wer übernimmt welchen Teil der Moderation? Wer führt die Teilnehmerliste? Wer beantwortet Zwischenfragen? Wer führt Protokoll?) und teilen diese verbindlich zu.
• Stellen Sie auch für den virtuellen Raum Regeln auf, und kommunizieren Sie diese am Anfang der Veranstaltung (z.B. bei Teammeetings). – Sollen die Teilnehmer ihre Kamera anlassen? Oder ist es auch okay, diese zwischendurch auszuschalten? Darf während der Veranstaltung gegessen werden? Sind Zwischenfragen erlaubt? Oder gibt es am Ende eine Fragerunde?…..
• Vergessen Sie zu Beginn der Veranstaltung nicht, die Tagesordnung zu publizieren (z.B. über das Whiteboard).

• Planen Sie bei interaktiven Veranstaltungen, bei denen also nicht nur die Moderatoren sprechen, sondern auch die Beteiligung der anderen Teilnehmer gewünscht ist, zu Beginn kleine „Eisbrecher“ ein. Dies kann eine kurze Vorstellungsrunde sein, eine Mini-Bewegungseinheit (alle stehen auf und lockern die Arme – oder man reicht virtuelle dem Menschen in der Nachbarkachel die Hand), oder jeder Teilnehmer soll 3 Fragen mit je einem Wort beantworten.
• Wenn Sie eine längere Veranstaltung organisieren, planen Sie bewusst Pausen zu bestimmten und kommunizierten Zeiten ein – stellen Sie sicher, dass diese eingehalten werden. Je nachdem, welche Teilnehmergemeinschaft Sie haben, können Sie Pausen auch aktiv gemeinsam gestalten: Bieten Sie z.B. eine Bewegungseinheit, ein kurzes Quiz oder Spiel an.
• Wenn Sie dieses – z.B. bei Webinaren oder Schulungseinheiten – bereits im Vorfeld ankündigen, und dann in den Pausen z.B. das Umfrage-Tool Ihrer Software für kleine Wissensabfragen nutzen, können Sie gewiss sein, dass die Bereitschaft des aufmerksamen Zuhörens während der Veranstaltung höher ist.
• Bevor Sie die Veranstaltung beenden, speichern Sie ggf. das Whiteboard/die Einträge im Chat ab.
• Stellen Sie abschließend noch die genutzten oder angesprochenen Unterlagen per Upload/Download oder Link zur Verfügung.
• Wenn Sie ein Protokoll geführt haben, stellen Sie auch dieses den Teilnehmern zur Verfügung. Bedenken Sie, dass für die Protokollführung in Online-Team-Meetings noch wichtiger als in Präsenzmeetings ist, dass klare Verantwortlichkeiten mit spätestem Datum für die Erledigung der besprochenen Punkte festgehalten – und später auch nachverfolgt – werden.

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